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职场礼仪 之 名片礼仪

时间:2019-09-27 19:21:35 职场 我要投稿

职场礼仪 之 名片礼仪

职场礼仪  之    名片礼仪

名片,是当代人际交往中一种最经济实用的介绍性媒介。由于名片具有印制规范、文字简洁、使用方便、便于携带、易于保存等特点,而且不讲尊卑、不分职业,不论男女老幼均可使用,因此其用途广泛,颇受欢迎。

作为一种自我的 介绍信 和社交的 联谊卡 ,名片在人际交往中可用以证明身份、广结良缘。鉴于名片的种种重要功能,故应把它提高到个人脸面、个人形象乃至单位形象的直接化身这一高度来加以充分的重视。

在公务交往中,如欲正确使用名片,就应对名片的制作、名片的分类、名片的用途、名片的交换以及名片的存放等五个方面的具体问题有所了解,并且尽可能地在这五个方面做到合乎礼仪规范。

一、名片的制作

目前,在国内印制名片,一般均可委托名片制作商承办,所以很方便。然而为了使自己的名片规范实用,还是应当精心设计、仔细斟酌,以求使名片体现本人的风格,不可对制作名片随意而为,听任名片制作商自行设计,致使自己的名片被粗制滥造。

1.规格

目前国内最通用的名片规格为9.0×5.5,即长9厘米,宽5.5厘米。这是制作名片时应当首选的规格。

如无特殊需要,不应将名片规格随意扩大,或者有意搞成折叠式,免得给人以标新立异、有意摆谱的感觉。

2.质材

印制名片时要注意纸张的选用,以耐折、耐磨、美观、大方的白卡纸、再生纸、合成纸、布纹纸、麻点纸、香片纸为佳。至于高贵典雅、纸质挺括的刚古纸、皮纹纸,可量力而行,酌情选用。必要时,还可以覆膜。

在一般情况下,没有必要选用布料、塑料、皮革、光纤、钢材、木材、黄金、白银等其他质材印制名片,它们或价格昂贵,或不甚实用。

3.色彩

印制名片的纸张,宜选庄重朴素的白色、米色、淡蓝色、淡黄色、淡灰色,并且一张名片以一色为好。

最好不要印制杂色名片,它会令人看得眼花缭乱。也不要用黑色、红色、粉色、紫色、绿色印制名片,它们会给人以失之于庄重的感觉。

4.图案

在名片上,允许出现的图案除纸张自身的纹路外,还有公司标识、企业蓝图、所在方位、主导产品等,但以少为佳。

不提倡在名片上印人像、漫画、花卉、宠物。那些东西并无实用价值,还会给人以华而不实的印象。

5.文字

在国内使用的名片,宜用简体汉字,不要故弄玄虚,使用繁体汉字。在国内少数民族聚居区、外资企业以及境外使用的名片,则可酌情使用少数民族文字或外文。

最佳的做法,是在一枚名片的两面,分别以简体汉字和另外一种少数民族文字或外文印制相同的内容。切勿在一枚名片上采用两种以上的文字,也不要将两种文字交错印在同一面。

6.字体

不论使用何种文字印制名片,均应采用清晰、标准、易识的印刷体。

尽量不要采用行书、草书、篆书或花体字印制名片,更不要亲自手写。要记住,只有他人看懂了自己的名片,它才会发挥作用。

7.印法

名片最好不要自制,也不要以复印、油印、影印的方法制作名片,那些方法制作出来的名片均不够正规。

名片一般铅印即可,若是胶印,则显得档次更高一些,而价格也会比铅印高出许多。

8.版式

印制名片,通常有两种版式可以选择。

一是横式。其行序由上而下,字序由左而右。

二是竖式。其行序由右而左,字序由上而下。

一般认为,中外名片以采用横式为佳,因为它易辨识,易收藏。而竖式名片虽然风格古朴,却不具备这些优点。若以两种文字印制同一枚名片,则应避免一面横式,一面竖式。

二、名片的分类

因为内容、用途各有不同,日常生活与工作中所用的名片可分为应酬式名片、社交式名片、公务式名片、单位式名片等四类。前三类又统称为个人名片。

在正式的场合,讲究面对不同的交往对象时使用不同的名片。此外,如果希望给人以不同的印象,亦可使用不同的名片。因此,一个人同时制作并携带多种名片不足为怪,而不分对象、不讲目的滥用同一种名片则是失当的。

1.应酬式名片

应酬式名片,又称本名式名片。顾名思义,其内容通常只有个人姓名一项,至多还可以再加上本人的籍贯与字号。

应酬式名片,主要适合在社交场合应付泛泛之交,拜会他人时说明身份,馈赠时替代礼单,以及用做便条或短信。

2.社交式名片

社交式名片,特指主要适用于社交场合,做自我介绍与保持联络之用的个人名片。其内容有两个:一是个人姓名,应以大号字体印于名片中央;二是联络方式,应以较小字体印于名片右下方。

社交式名片的联络方式一项,主要包括家庭住址、邮政编码等内容,必要时还可加印住宅电话号码。它一般不会印办公地址,以示 公私分明 。若不喜欢被人上门打扰,还可只印住宅电话号码,而不印家庭住址与邮政编码。

3.公务式名片

公务式名片,指的是在商务、政务、学术、服务等正式的业务交往中所使用的个人名片。它是目前最为常见的.一种个人名片。

一枚标准的公务式名片应由归属单位、本人称呼、联络方式等三项内容构成。

一是归属单位。此项内容由企业标识、供职单位、所在部门等三个部分组成,可酌情加减。但供职单位与所在部门均不宜多于两个,免得给人以用心不专的印象,必要时可多印几种专用的名片。另外,供职单位与所在部门均应采用全称。

二是本人称呼。本人称呼由本人姓名、所任职务以及学术头衔等三个部分组成,后两项可有可无,但不宜过多。在本人姓名后加注 先生 、 小姐 、 夫人 等称呼,是没有必要的。

三是联络方式。本项内容,通常由单位地址、办公电话、邮政编码等三个部分组成。因其均不可或缺,故又称 联络方式三要素 。在此,不宜提供家庭住址与住宅电话。至于手机号码、传真号码与电子信箱地址是否需要列出,则应根据自己的实际情况而定。

通常本人称呼应以大号字体印在名片正中央,归属单位与联络方式则应分别以小号字体印在名片的左上角与右下角。如有必要,可在名片的另一面印上本单位的经营范围或所在方位,而不必非印外文不可。

4.单位式名片

单位式名片,因其多为单位所用,故又称单位名片,它主要用于单位对外宣传、推广活动。它的内容分为两项:一是单位的全称及其标识;二是单位的联络方式。后者有单位地址、邮政编码、单位电话(包括总机号码或公关部、销售部电话号码)所构成。

三、名片的用途

对职员而言,名片绝非可有可无,而是一种物有所值的实用型交际工具。在常规的人际交往中,名片的具体用途有如下几种。

1.自我介绍

初次会见他人,以名片作辅助性自我介绍,效果最好。它不但可以说明自己的身份,强化效果,使对方难以忘怀,而且还可以节省时间,避免啰嗦。含糊不清。

2.结交朋友

主动把名片递给别人,便意味着对对方的友好、信任和希望深交之意。没有必要每逢遇见陌生人,便上前递上自己的名片。也就是说,巧用名片,可以为结交朋友 铺路架桥 。

3.维持联系

名片犹如 袖珍通讯录 ,利用它所提供的资料,即可与名片的提供者保持联系。正因为有了名片上所提供的各种联络方式,人们的来往才变得更加现实和方便。

4.业务介绍

公务式名片上列有归属单位等项内容,因此利用名片亦可为本人及其所在单位进行业务宣传,扩大交际面,争取潜在的合作伙伴。

5.通知变更

利用名片,可以及时地向老朋友通报本人的最新情况,如晋升职务、乔迁新居、变换单位、电话改号等。以变更后的新名片向老朋友打招呼,还可以使彼此的联系畅通无阻,使对方对自己的有关情况了解得更充分。

6.拜会他人

初次前往他人居所或工作单位进行拜访时,可将本人名片交由对方的门卫、秘书或家人,转交给被拜访者,以便对方确认 来系何人 ,并决定见或不见。此种做法比较正规,可避免冒昧的造访。

7.简短留言

拜访他人不遇,或者需要请人转达某件事情时,可在名片上写下几行字,然后将它留下,或托人转交。这样做,会使对方 如闻其声,如见其人 ,不至于误事。

8.用做短信

在名片的左下角,以铅笔写下几行字或短语,寄交或托人转交,如同一封长信一样正式。若内容较多,也可写在名片背面。在国外,流行以法文缩略语写在名片左下角,以慰问、鼓励、感谢、祝贺他人。以下,仅列举常用的一些法文缩略语:

n.b. 提请注意;

p.f. 祝贺;

p.r. 感谢;

p.c. 谨唁;

p.p. 介绍;

p.p.c. 辞行;

p.f.n.a. 贺年。

9.用做礼单

向他人赠送礼品时,可将本人名片放入其中,或将之装入一个不封口的信封中,然后再将该信封固定于礼品外包装的上方,从而说明 此乃何人所赠 。

10.替人介绍

介绍某人去见另外一个人时,可用回形针将本人名片(居上)与被介绍人名片(居下)固定在一起,必要时还可在本人名片左下角写上意即 介绍 的法文短语缩写 p.p. ,然后将其装入信封,再交予被介绍人。这是一封非常正规的介绍信,按惯例会受到他人的高度重视。

四、名片的交换

欲使名片在人际交往中正常地发挥作用,还须在交换名片时做法得体。交换名片时,需要注意的问题有以下几方面:

1.交换的时机

在职场上,名片有时可与人交换,有时则不必与人交换。

一是应交换的时机。以下几种情况应与他人交换名片:其一,希望认识对方。其二,表示自己重视对方。其三,被介绍给对方。其四,对方提议交换名片。其五,对方向自己索要名片。其六,初次登门拜访对方。其七,通知对方自己的变更情况。其八,打算获得对方的名片。

二是不必交换的时机。碰上以下几种情况,则不必把自己的名片递给对方,或与对方交换名片:其一,对方是萍水相逢的陌生人。其二,不想认识对方。其三,不愿与对方深交。其四,对方对自己并无兴趣。其五,经常与对方见面。其六,双方之间地位、身份、年龄差别悬殊。

2.交换的方法

交换名片也有一定之规,其具体做法包括:

一是递交自己的名片。递名片给他人时,应郑重其事。最好是起身站立,走上前去,使用双手或者右手,将名片正面面对对方,交予对方。切勿以左手递交名片,不要将名片背面面对对方或是颠倒着面对对方,不要将名片举得高于胸部,不要以手指夹着名片给人。若对方是少数民族或外宾,则最好将名片上印有对方认得的文字的那一面面对对方。

将名片递给他人时,口头上应有所表示。可以说: 请多指教 、 请多多关照 、 今后保持联系 、 我们认识一下吧 ,或是首先做一下自我介绍。

与多人交换名片,应讲究先后次序,由近而远,或由尊而卑。一定要依次进行,切勿挑三拣四,采用 跳跃式 方法。当然,也没有必要滥发自己的名片。双方交换名片时,最正规的做法是,位卑者应当首先把名片递给位尊者。不过一般也不必过分拘泥于这一规定。

二是接受他人的名片。当他人表示要递名片给自己或交换名片时,应立即停止手中所做的一切事情,起身站立,面含微笑,目视对方。接受名片时,宜双手捧接,或以右手接过,切勿单用左手接过。

接过名片,首先要看 ,此点至为重要。具体而言,就是在接过名片后,当即要用一分钟左右的时间,从头至尾将其认真默读一遍。若有疑问,则可当场向对方请教,此举意在表示重视对方。若接过他人名片后看也不看即手头把玩,或弃之桌上,或装入衣袋,或交予他人,都算失礼的行为。

接受他人名片时,应口头道谢,或重复对方所使用的谦词敬语,如 请您多关照 、 请您多指教 ,切不可一言不发。

若需要当时将自己的名片递过去,则最好在收好对方的名片后再做,不要一来一往同时进行。

3.索要名片

如果没有必要,最好不要强索他人的名片。若有心索要他人名片,则应采用以下几种方法:

一是明示法。即向对方提议交换名片。

二是交易法。即主动递上本人名片,此所谓 将欲取之,必先予之 。

三是谦恭法。即询问对方: 今后如何向您请教? 此法适用于向尊长索取名片。

四是联络法。即询问对方: 以后怎样与您联系? 此法适用于向平辈或晚辈索要名片。

4.婉拒他人索取名片

当他人索取本人名片,而自己不想给对方时,不宜直截了当,而应以委婉的方法表达此意。可以说: 对不起,我忘记带名片。 或者说: 抱歉,我的名片用完了。 但若手中正拿着自己的名片,并且已被对方看见了,则那样讲显然不合适。

若本人没有名片,而又不想明说时,亦可以上述方法委婉地表述。

如果自己名片真的没有带或是用完了,自然也可以这么说,不过不要忘记加上一句 改日一定补上 ,并且一定要言出必行,付诸行动。否则会被对方理解为自己没有名片,或故意不想给对方名片。

五、名片的存放

要使名片的交换合乎礼仪,并且使其在人际交往中充分发挥作用,则还应注意如下三个问题。

1.名片的放置

在参加交际应酬之前,要像准备化妆一样,提前准备好名片,并进行必要的检查。

随身所带的名片,最好放在专用的名片包、名片夹里,此外也可以放在上衣口袋之内。不要把它放在裤袋、裙兜、提包、钱夹里,那样做既不正式,又显得杂乱无章。在自己的公文包以及办公桌抽屉里,也应经常备有名片,以便随时使用。

在交际场合,如需要用名片,则应事先预备好,不要在使用时再临时翻找。

接过他人的名片看过之后,应将其精心放入自己的名片包、名片夹或上衣口袋里,切勿放在其他地方。

2.名片的收藏

参加过交际应酬以后,应立即对已收到的他人的名片加以整理收藏,以便今后使用方便。不要将它们随意夹在书刊、材料里,或压在玻璃板下,或是扔在抽屉里面。

整理他人名片的方法大体上有如下四种,它们均可交叉使用。

一是按姓名的外文字母或汉语拼音字母顺序分类。

二是按姓名的汉字笔画的多少分类。

三是按行业或部门分类。

四是按国别或地区分类。

3.名片的利用

随着人际交往的不断深入,还可以在收藏的他人名片上随手记下可供本人参考的资料,使其充当社交的记事簿、备忘录。在收藏的他人名片上,可记的有利于人际交往的资料有:

一是收到名片时的具体情况。包括收到名片的地点、时间,以及是否与对方亲自交换,等等。在国外有一种做法,即把名片的右上角向下折,然后再使其恢复原状,它表示该名片是对方亲自与自己交换的。

二是交换名片者的个人资料。例如性别、年龄、籍贯、学历、专长、嗜好,等等。

三是交换名片者在交换名片后变化的情况。例如单位、部门的变化,职业的变动、调任,职务、学衔的升降,联络方式的改变,等等。

有一位名人曾经十分认真地说过: 现代生活中,一个没有个人名片,或是不会正确地使用个人名片的人,就是一个缺乏现代意识的人。 他的这句话并非小题大做,而是非常切中要害的。可以说,此话充分地说明了名片的重要性。

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