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职场礼仪之迎送礼仪

时间：2021-01-11 15:54:44 职场我要投稿

职场礼仪之迎送礼仪

在日常工作中，接待来宾通常居于十分重要的位置。在任何情况下，来宾的接待工作都要求礼仪当先、以礼待客。所谓礼宾，即礼待来宾的简称。对任何一个单位来讲，它的工作通常是指在本单位正式接待来自社会各界的客人，尤其是那些远道而来的宾客或者是身份重要的宾客。一般而言，要想做好单位的礼宾工作，主要需要注意如下三点：

其一，高度重视。礼宾工作，要求全单位从上而下人人对其予以高度重视。惟有上上下下都高度重视礼宾工作，才有可能把它真正做好。

其二，以礼待客。礼宾工作的宗旨是以礼待客。以礼待客的具体要求有三：第一，尊重来宾。第二，照顾来宾。第三，标准划一。

其三，主随客便。礼宾工作从来都讲究一定的规矩，但对其具体进行运作时，务必优先考虑来宾的个人要求，始终不忘主随客便这一原则。

对每一次具体的礼宾活动而言，善始善终都非常重要。善始，往往会使来宾对接待方留下良好的第一印象。善终，则有助于每次礼宾工作功德圆满，令来宾对接待方的美好印象始终保持。

对礼宾接待工作的具体参与者来说，一次礼宾活动要真正做到善始善终，迎送工作进行得好坏至关重要。迎，是指对来宾的迎接。送，则指的是对来宾的送别。二者好比一部音乐作品的前奏曲与结束曲，通常都不可或缺。从事具体的迎送工作时，礼仪上的主要要求有了解对方、制定计划、陪同引导等三项。

一、了解对方

不论迎接还是送别来宾，都要求有关人员首先对对方的具体情况有尽可能多的了解。所谓知彼知己，百战不殆。一般来看，来宾的来访意图、具体要求、基本概况、行动方案等，都是做好迎送工作非常有价值的重要资讯。对此一无所知、知之甚少或者一知半解，都有可能直接或间接地有碍迎送工作的顺利开展。

1．来访意图

反正式的来访，来宾必定是有备而来，抱有一定的主观意图。对自己的来访意图，有的来宾会告知接待方，有的则会半遮半掩，甚至含而不露、声东击西。

对于来宾来访的意图及其来访目的，接待方应多多了解，掌握得越早越好，了解得越全面、越具体越好。惟有如此，接待方才有可能在迎送对方时采取正确的方案，表现得恰到好处，不卑不亢。

2．具体要求

来宾与接待方进行有关来访的沟通时，可能会明确来访意图，但来访的具体要求却未必提及。在准备迎送活动时，若有必要，一般应主动征求对方对此的意见。对于对方率先所提出的具体要求，通常应当尽量考虑并努力给予满足。

有些时候，在迎送活动结束后，来宾还有可能对其个别环节持有异议或提出这样那样的意见、建议。此刻，接待方应本着有则改之，无则加勉的原则，对对方虚心相向，诚恳相待，并且及时地总结经验，修正错误，改进不足。

3．基本概况

不论接待来宾还是具体负责来宾的迎送活动，均应对对方的基本概况了如指掌。做到了这一点，就会使己方的准备工作适应对方，并且尽可能地满足对方的需要。了解对方的基本概况，大致上包括以下两个方面：

一是对方的总体状况。它包括被迎送者的具体人数、性别构成、年龄分布、来访性质以及宾主双方之间的关系如何等内容。

二是对方的主宾简况。在了解来宾总体状况的同时，必须对对方主宾的主要情况进行尽可能多的了解，包括主宾的姓名、性别、年龄、籍贯、民族、家庭、单位、职务、职称，以及性格特点、工作能力、政治信仰、文化程度、业余爱好、社会评价等。

4．行动方案

在迎送来宾时，有必要就迎送的行动方案与对方进行沟通。一般情况下，迎送活动应由东道主一方负责组织，来宾可以对是否搞、怎样搞等具体环节性问题提出建议，但决定权通常由东道主所掌握。除此之外，东道主在组织迎送活动时，对来访者的自身行动也要予以重点考虑。实际上，来宾来去的具体时间、乘用的交通工具、前后的工作安排、特殊的习俗要求等，均属于其行动方案的关键之点，迎送者不可不察。

二、制定计划

一次具体的迎送活动要想按部就班、循序渐进、一帆风顺地进行，制定一份详尽而完备的计划通常必不可少，在实践中，计划将发挥十分重要的作用。为迎送活动而制定专门的的计划，主要限于十分正式的接待。这种接待活动规格一般较高，其对象十分重要，宾主双方的关系非常密切。为重要的迎送活动而专门制定的计划，主要包含以下两项基本内容。

1．总体要求

制定一份正式的迎送活动计划时，必须要有一系列原则性的总体要求。这些总体要求是迎送计划制定过程中的指导方针，应当在具体的迎送活动中得以贯彻执行。制定迎送活动计划的总体要求，应当注意下列六个要点：

一是区别对待。迎送来宾，自然应以来宾为中心，但是，接待方应酌情考虑所有来宾的基本情况，对来宾切切不可不加任何区别地一概而论。对来宾尤其是主宾的特点，必须一清二楚，并且有意识地区别对待。

二是细致周详。迎送活动尽管时间较短，但却引人注目。因此，对活动的每一处细节，都要认真讨论，反复推敲，慎之又慎，真正做到细致入微。

三是规模适度。在接待来宾时，应始终坚持节俭务实，反对任何形式的铺张浪费。对于可搞可不搞的迎送活动，最好取消；非搞不可的迎送活动，则应当尽量控制其规模，适度节约其开支。

四是有张有弛。迎送计划的制定，应在总体上留有一定的调整余地。既要易于操作，又要便于随机应变，可以应付临时发生的变故。在具体的细节安排上，亦应疏密有致，环环相扣，不给人以疲于奔命或无所事事之感。

五是宾客至上。举行迎送活动，始终应当以来宾为中心，处处体现出接待方对对方的`尊重、热情、友善与诚意。

六是切实可行。迎送计划作为迎送活动的具体行动方案，要具有一定的可操作性，并注意量力而行，与具体情况相适应。

1．具体内容

一般来看，每一份正式制定的迎送计划，都应当包括一些不可缺少的具体内容。它们实际上涉及迎送活动的每一项具体程序，并且决定着一次迎送活动的规模与成败。迎送计划中必须包括的具体内容，大致涉及人员、人数、场地、时间、设备、保卫、报道等几项。

一是人员。制定迎送计划时，接待方到达现场的具体人员应当首先确定。要确保接待方到场者分工明确，责任具体，并能各司其职。在安排接待方到达现场的具体人员时，对下列人员尤须在计划中予以明确：其一，主人。此处的主人，是指迎送活动的主持者。通常他也是接待方到场人员中的身份最高者。其二，翻译。迎送外宾或少数民族人士时，翻译人员自然不可缺少。其三，陪同。接待重要来宾或外地来宾时，往往应为之安排陪同人员。

二是人数。在迎送活动中，出场人数的多少通常比较敏感。在具体制定计划时，接待方对此须认真考虑决定。一般而言，具体决定迎送人数多少的因素有三：宾主的双边关系；接待方对迎送活动的重视程度；迎送活动现场具体容纳人数的能力。在此还有两点必须予以强调：其一，若无必要，迎送活动中接待方到场的人数并非多多益善。其二，接待方参加迎送活动的人数一旦确定后，必须予以保证。

三是场地。在正常情况下，一个单位用以迎送来宾的正式场地，大体上可以有以下三种选择：其一，办公地点。在单位所在地的楼前、门口或会客室迎送来宾，往往最为多见。其二，住宿之处。有时，迎送活动可安排在来宾住宿地点进行。其三，交通枢纽。迎送远道而来的客人时，多在其抵达或离去的车站、码头或机场举行活动。安排迎送的具体场地时要注意：场地的环境应当优美而整洁，场地的空间大小应与到场的具体人数相协调，场地的基本条件应符合安全要求，场地的温湿度与通风条件应与常规要求相适应。

四是时间。从某种意义上讲，迎送活动的成功与否，往往与具体时间的安排直接相关。在制定迎送计划时，具体的时间安排涉及两点：其一，活动拟于何时举行。其二，活动拟进行多久。对这两点均应加以明确。在具体进行操作时，对下述三点应予注意：其一，应当宾主两便。因此，双方应提前进行必要的协商，以求两厢情愿。其二，应当精确具体。在具体计划中，迎送活动的每一项具体程序均应精确到以分为基本计时单位，并应标明具体的年、月、日。其三，应当认真遵守。具体操作迎送活动时，有关的时间安排要认真遵守，必要时还应请来宾确认。

五是设备。具体准备迎送活动时，对一些重要的、必需的设备，一定要考虑在内。诸如车辆、通讯、视听等必备的设备，尤其不可或缺。准备用于迎送活动的具体设备时，以下三点必须注意：其一，要有备无患。不可现场东凑西拼。其二，要提前调试。此举意在保证正常使用。其三，要有专人负责。这是为了做到责任明确。

六是保卫。准备迎送活动，一定要对安全问题高度重视，尤其是筹备规模较大的迎送活动时，安全保卫工作必须列入正式的计划之中。就重大的迎送而言，保卫工作的重点有四点：其一，要提前向当地公安机关报告。其二，要做好现场的秩序维护。其三，要预防各种突发性事件的发生。其四，要对重点人员进行随身警卫。

七是报道。必要时，重大的迎送活动可通过媒体对外进行报道，以扩大其影响。安排媒体进行采访报道时，下述四项工作必须认真做好：其一，要对外统一口径。最好备有正式的新闻稿供媒体参考。其二，要指定专人负责。不论先期联络还是现场接待，都最好由专人出面。其三，要真诚对待媒体。向媒体提供的任何信息均应诚实无欺。其四，要积极配合媒体。对媒体的采访报道，一定要认真给予合作。

三、陪同引导

与政府所举行的迎送活动所不同，机关或企事业单位对来宾的迎送不仅要隆重、热烈，更要展示本单位的良好形象。为此，从事具体迎送活动的每一位职员，在直接与来宾接触尤其是在陪同或引导来宾时，都要以自己的言行举止体现本单位的良好形象和自身的良好教养。就一般情况而言，在迎送来宾的整个过程中，引导或陪同人员务必重视下列四点：

1．待客三声

在迎来送往之时，东道主一方的全体人员，尤其是每一名直接接触来宾的陪同或引导人员，绝对不宜始终默默无语。在面对来宾时，有三句基本的礼貌用语，必须由大家认真地、不厌其烦地向每一位来宾直接道来，此所谓待客三声。

一是来有迎声。当来宾抵达之时，迎接者必须主动迎上前去，向对方致以热情问候。陪同或引导人员尤须注意的是，应首先确认一下对方的身份，免得张冠李戴。

二是问有答声。在引导或陪同来宾的具体过程中，除需要相机向来宾介绍有关情况外，不提倡与对方主动攀谈，但对于来宾的提问，必须有问必答，不宜说不。当时难以作答的问题，则应当限时回答。限时一到，还应确保按时予以回答。

三是去有送声。当来宾离去时，不论是否远送，均应向其正式道别。因故不能到场者，亦应打电话或委托他人向来宾道别，以示自己在礼待来宾上有始有终。

2．文明五句

与来宾相处时，陪同或引导人员必须令自己的所作所为文明而礼貌。此时的一项具体要求，就是在语言上必须使用基本的文明用语。其中有五句最基本的文明用语，俗称文明五句，更是必须自觉地坚持使用。

一是问候语。在任何情况下，与来宾进行接触时，均应主动向对方致以问候。一般可用你好或您好问候对方，有时亦可采用上午好、周末好等时效性问候语。

二是请托语。如果需要来宾与自己进行配合，或者需要对方协助时，通常应使用必要的请托语。标准的请托语是一个请字。有时，亦可采用拜托、劳驾等明显含有求助之意的请托语。

三是感谢语。当来宾肯定自己的行为表现，或者在帮助、支持、理解自己之后，即应运用谢谢或非常感谢等感谢语，向对方正式表达自己的感谢之意。

四是道歉语。在陪同、引导来宾时，有关人员难免会有一些失误之处。若自己的行为有碍对方，给对方造成了麻烦，或者未能满足对方的要求时，应及时以抱歉、对不起、失礼了等道歉语向对方进行道歉。

五是道别语。与来宾正式话别时，应当以再见、保重、后会有期、一路平安、一路顺风等道别语向对方表达友善与惜别之意。

3．热情三到

在迎送的实际操作中，向来宾道三声、讲五句往往较为容易。但要想使对方真正感受到接待方的热情之意，三到则往往必不可少。

一是眼到。在直接接触来宾，尤其是在为对方服务或与对方交谈时，一定要以专注、友善、谦恭的目光同对方进行交流。不注视对方，目光游走不定，斜视、盯视或者俯视对方，均为失礼之举。

二是口到。当陪同、引导人员为来宾服务时，在具体的语言交流方面应注意两点：其一，要消除沟通障碍，通常应讲普通话，或对方所熟悉的语言。其二，要因人而异，与来宾交流时具体内容要根据对方的情况区别对待。

三是意到。陪同、引导人员的表情与神态均应与当时的情形相符，此即所谓意到。具体而言，在迎送来宾时，有关的陪同、引导人员要神态自然，要表情大方，要善于互动。

4．讲究位次

具体进行接待操作时，宾主双方的前后、左右等位次均有所讲究。作为专司其职者，陪同、引导人员对于下列基本规则尤其应予重视。

一是并排行进。在宾主并排行进时，位次排列的主要规则有二：其一，中央高于两侧。当三人或三人以上并排行进时，通常应使来宾居中而行，因为中央的位置高于两侧的位置。其二，内侧高于外侧。当宾主二人并行时，一般应请来宾在内侧行进，因为内侧较少受到过往之人的影响。

二是单行行进。当宾主成单行状态行进时，位次排列的主要规则也有两条：其一，常规做法。按照常规，人们在单行行进时，前方高于后方，故此通常应当由来宾行进在前，即把选择前进方向的权利交给对方。其二，特例做法。在某些特殊情况下，如来宾不认路或对道路状况不明时，一般应由主人率先行进，以便为来宾充当开路先锋。主方为来宾带路即为引导。通常，引导者在行进之中的标准位置是行进队列的左前方，而来宾则应居于其右后方。

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