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有效提高工作效率的方法

时间:2020-07-23 12:26:18 职场 我要投稿

有效提高工作效率的方法

  工作中最重要的不是看你有多努力,花的时间有多少,而是看你的效率有多高。因为一个人的工作能力如何,很大程度上看工作效率的高低。接下来小编整理了有效提高工作效率的方法,文章希望大家喜欢!

有效提高工作效率的方法

  1、明确工作目标

  我们要善于思考、懂得分析明确我们做事情的真正目的是什么。在接受一项工作的时候,我们先要问自己几个问题:我们这项工作的真正目的是什么,开展这项工作我们想要取得什么样的成果,为了取得最终成果我们需要前期开展什么样的工作取得什么样的成果。考虑清楚这几个问题,我们将能更好理解工作,便于我们分清主次,集中精力和时间处理主要问题。

  2、对工作进行分解

  我们可以从时间、空间、效率、成本等多个角度不断的尝试,找到最合适的切入点,化整为零、由繁入简,可以让我们对工作有一个系统性、整体性的认识,并通过详细了解工作中的各组成部分,为各组成部分排序(可按时间或逻辑顺序),简化为若干个可执行的业务单元,在划分的时间段内只处理当前的业务单元,聚焦当前工作减少工作时间跨度,降低工作的难度,增强完成工作的信心。

  3、发现关键影响因素

  在上一个阶段我们已将工作进行了分解,本阶段的工作我们需要在此基础上,找到影响整个工作的关键点暨主要矛盾(二八法则中的那个二),哪个分项工作对整体工作起到决定性、关键性的就是我们需要注意的关键影响因素,此项工作就是我们需要聚焦的点,需要我们投入大量的时间和精力去做,同时要注意在每个工作阶段只能锁定一个关键工作。

  4、要事优先,进行任务分配,删除

  确定了关键工作后,将每个工作阶段的所有工作进行归类分组,根据重要性及优先级进行划分,可使用矩阵模型(横轴为重要的、不重要的;纵轴为擅长的、不擅长的)进行划分:重要而擅长的自己处理;重要而不擅长的交由有专业而有责任心的人处理并及设定完成的时间节点进行定期的监督检查;不重要而擅长的交由学习能力强的人进行处理,自己作为导师提供方向、方法、意见,培养出合格的人才进行处理,节省自己的精力和时间;不重要而不擅长的可进行业务外包或委托他人进行完成,也可以推迟或删除该项工作。

  5、处理好自己的工作

  对于分配给我们的工作如何能够提高效率,增加效益呢?,这里推荐使用“A4工作法”来进行计划、“番茄工作法”来组织实施。最好以周为时间节点使用A4工作法,将一周的重点工作在A4工作表中列出来,确定相关的流程、完成日程、所需资源、配合人员等方面。

  6、分配他人任务

  何人何时何标准如何监督检查,分配任务过程中一定要注意以下四点:

  (1)明确负责人,一定要明确具体,不能含糊不清,如果需要两组没有隶属关系的组织、机构或部门配合,则应一定要确认主要负责人,并给予其与职责相匹配的权力。

  (2)明确完成期限,要有清晰的时间节点及里程碑事件,做到各个步骤程序有相关的时间期限,同时时间设置要有一定的预留空间,以免发生突发事件造成各项工作完成时间的延后,进而对整体计划完成时间的造成影响。

  (3)明确任务标准,要清晰而准确的描述你要达到什么样标准,你描述的越清晰则接受任务的人则越能明了自身的任务,能够为任务完成人更好的指出其工作中的重心和关键点,做到有的放矢避免时间、精力、资源的浪费。

  (4)明确监督检查程序,一定要设置监督检查环节,定期按上述规定的时间节点和里程碑事件进行监督检查,同时执行者和监督者应分设,给予监督检查者必要的权利,发现问题要及时进行处理,或向上进行反馈,做到根据实际情况进行及时的汇总、整理、反馈、评价。

  7、完成对任务进行复盘、总结、评价

  在完成各项任务之后,要及时对其进行复盘,发现其中的不足和优势,同时总结汇总各方面的反馈意见,做到评价中肯,有借鉴意义。根据以上总结的各项原因的相关体系、流程、人员、资源等项进行调整,做到工作任务处理高效、简洁、准确、具体、明确。

  8、注意其他的细节

  (1)进一步了解工作的目的,区分工作性质、类型,对工作进行逻辑化的.分类归组。做到有针对性、有的放矢,不要吝惜时间和精力对工作进行细分,划分越细致,我们开展工作的效率将越高。

  (2)选择合适的人去做合适的事,不同类型人的指导方式要有所区别。根据重要和擅长两个维度将各项工作进行分类,同时运用不同类型的人去处理不同类型的事,我们将得到事半功倍的效果。

  (3)交代任务时要具体详尽,不能想当然对方懂了。一定要交代好各项任务的细节,从完成的时间、空间、数量、质量、成本、步骤、程序、人员、预算、监督检查程序等多个方面进行确认,交代任务越详尽,等到的结果将越符合我们的预期。

  (4)确定具体负责人,避免造成责任缺失。一定要明确指定任务具体负责人,尤其对工作进展情况负责并定期进行汇报。如果是多个项目小组配合的情况下,要指定一个总体负责人,给予其一定的权利尤其对整体任务负责,并承担整体任务开展情况的相应责任。

  (5)注意及时进行检查、确认进度。要及时根据监督检查计划进行跟踪检查,对工作开展的进度、质量、成本等方面进行评价,及时反馈各种情况给上级部门,总结经验和不足进行调整与更新,要注意执行机构和监督机构要分离,确保其没有利益关系。

  (6)要给予完成任务的部门或个人所需要的权限和资源,保证其能在更好的条件下开展工作,使其职责和权限相配套,资源和目标相一致。

  (7)工作中发生问题及时指出,立即处理及时止损,不能等到问题扩大到一定地步在去处理,在问题的萌芽阶段给予根治,将花费更少的时间和精力,同时有利我们优化流程、配置资源、调配人员更好的开展工作。

  (8)处理问题前组织相关人员进行头脑风暴或曼陀罗法,进行系统分析,同时要开阔我们的视野,提升我们的思维层次,从宏观、战略上去理解工作的目的和意义,同时要从多个角度去界定我们的工作开展的程序、步骤、流程。

  (9)灵活使用甘特图,将完成任务的数量和完成任务的时间相结合,及时根据图表对任务完成情况进行追踪和反馈,分析完成过程中的效率和效果,有计划有目的的调整我们的工作。

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